En entreprise, les opportunités d’organiser un évènement sont nombreuses, il s’agit en effet d’un autre moyen de remercier ou de renforcer les liens avec ses clients, partenaires, salariés et collaborateurs… Du pot de départ au lancement d’une nouvelle gamme de produits, du séminaire aux journées de team building, de la réunion d’équipe aux repas d’affaires, en passant par la soirée de gala, la remise de trophée, la présentation d’une nouvelle organisation…
Avant de vous lancer dans l’organisation d’un évènement d’entreprise, voici 5 questions fondamentales à se poser :
- Quel est l’objectif de cet évènement : remercier, célébrer, impressionner, échanger… ?
- Qui seront vos convives et invités : salariés, clients, prestataires, prospects?
- Combien de personnes souhaitez-vous accueillir ? Quelles sont les contraintes logistiques (Espace, étage, stationnement, disponibilité électrique, mobilier…) ?
- À quelle date ? (Faire attention à la saison haute qui demande une certaine anticipation)
- De quel budget disposez-vous ? Est-il en adéquation avec vos attentes ?
Une fois l’objectif et les besoins de votre évènement définies, vient la question du format :
Buffet, cocktail dinatoire, barbecue, repas assis, apéritif… ? En effet, on ne pensera pas à un cocktail dînatoire, si l’objectif du moment est celui d’un échange en mode travail concentré, comme on n’ira pas vers un buffet mange-debout pour remercier son conseil d’administration d’un certain âge.
Le choix du lieu : une question primordiale
Le choix du lieu est primordial, il doit être cohérent avec le message à faire passer ou l’objectif à atteindre. L’évènement aura-t-il lieu dans vos locaux ? Dans un lieu extérieur ? Si oui, de quel budget disposez-vous ? Attention, lors de la visite des salles, bien se renseigner sur les conditions et services inclus dans le prix de location qui vous est communiqué (Mobilier, connectique, disponibilité du régisseur, contraintes d’accès, horaires, règlement intérieur, office traiteur…)
Il peut être pertinent de délocaliser votre événement afin de faire rêver, de casser la routine, de mieux répondre à l’atmosphère que vous souhaitez véhiculer. Il existe à Paris et en région parisienne, de nombreux lieux atypiques, somptueux, plein de charmes ou simplement pratiques et bien situés.
Visiter le lieu en amont est indispensable tant pour éviter les mauvaises surprises que pour la logistique. L’œil expert de votre traiteur vous aidera à mieux appréhender les besoins et les contraintes logistique.
Le choix du traiteur : une question décisive !
Le choix de votre traiteur est central dans la planification de votre réception. Les Jardins d’Épicure vous accompagne de la mise en place de votre cahier des charges à la livraison de la prestation traiteur. Notre équipe commerciale vous accompagne dans la mise en place de votre cahier des charges et dans le choix du format le plus adapté. Nous sommes en effet proactifs dans l’analyse de vos besoins, contraintes et objectifs afin de vous conseiller au mieux. Après nos échanges, il n’est pas rare que le format désiré au départ par nos client évolue vers une forme plus en adéquation avec vos besoins.
Vous vous posez d’autres questions ? N’hésitez plus, contacter notre équipe commerciale au 01 46 57 09 91 ou via la demande de devis en ligne !
